Veli toplantısı tutanağı nasıl doldurulur? Gündemden imzaya adım adım
Veli toplantısının yazılı kaydı tutanaktır. Ne konuşulduğunu, hangi kararların alındığını ve kimlerin katıldığını sonradan gösterebilmeniz için tutanağın toplantı biter bitmez, açık ve eksiksiz yazılması gerekir. Bu rehberde bir sınıf veli toplantısı tutanağında hangi bölümlerin bulunması gerektiğini ve her bölüme ne yazılacağını adım adım anlatıyoruz.
Veli toplantısı tutanağı nasıl doldurulur? Gündemden imzaya adım adım
Bu yazı tek tip bir resmî formu değil, sağlam bir tutanağın taşıması gereken bilgileri anlatır. Okulunuzun ya da ilçe millî eğitim müdürlüğünüzün kullandığı bir form varsa onu esas alın; aşağıdaki başlıklar o formu eksiksiz doldurmanıza yardım eder.
Tutanağı kim hazırlar?
Toplantıyı hangi öğretmenin yapacağını okul yönetimi belirler. Uygulamada bu iş genellikle sınıfın rehber öğretmenine düşer. Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği sınıf rehber öğretmenini okul öncesinde okul öncesi öğretmeni, ilkokulda sınıf öğretmeni, ortaokulda şube rehber öğretmeni ve ortaöğretimde sınıf rehberlik hizmetlerini yürüten öğretmen olarak tanımlar. Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 48. maddesi de ortaokullarda her şubeye bir şube rehber öğretmeni görevlendirildiğini, ilkokullarda bu görevi sınıf öğretmenlerinin yürüttüğünü söyler. Toplantıyı kim yönetiyorsa tutanağı da genellikle o yazar.
Tutanağın bölümleri
Üst bilgiler
Tutanağın başına şunları yazın:
- okulun adı, sınıf ve şube;
- eğitim öğretim yılı ve dönem;
- toplantının tarihi, başlama saati ve yeri.
Bu bilgiler eksik olursa tutanak hangi toplantıya ait olduğunu tek başına gösteremez. Tarihi gün, ay ve yıl olarak açık yazın.
Katılanlar
Toplantıyı yöneten öğretmenin adını ve varsa katılan okul yöneticisini ya da rehber öğretmeni yazın. Velilerin adlarını tutanağın içine tek tek yazmak yerine ayrı bir katılım listesi imzalatıp tutanağa eklemek daha düzenlidir. Tutanağa toplam kaç velinin katıldığını da not edin.
Gündem
Gündemi toplantıdan önce hazırlayın ve tutanağa maddeler hâlinde, toplantıda konuşulduğu sırayla yazın. Örneğin dönem ortasındaki bir toplantının gündemi açılış, sınıfın genel başarı durumu, devam ve devamsızlık, okulun kuralları ve yaklaşan etkinlikler, velilerin dilek ve önerileri gibi maddelerden oluşabilir. Okulunuzun ya da müdürlüğün bildirdiği ortak gündem maddeleri varsa onları atlamayın.
Görüşülenler
Her gündem maddesi için kısa bir paragraf yazın: konuyu kim açtı, ne bilgi verildi, velilerden hangi görüşler geldi. Konuşmayı sözü sözüne aktarmanız gerekmez; önemli olan bilginin ve görüşlerin özüdür. Bir veliye ya da öğrenciye ait sağlık, aile veya davranış bilgisini bütün sınıfın tutanağına yazmayın. Bu tür konuları o veliyle ayrı bir görüşmede ele alın.
Kararlar
Tutanağın en çok işe yarayan bölümü burasıdır. Her kararı ayrı bir madde olarak, uygulanabilir biçimde yazın: ne yapılacak, kim yapacak, ne zamana kadar. "Velilerle iş birliği yapılacak" gibi genel cümleler yerine "Ödev takibi için her cuma veliye kısa bilgi notu gönderilecek" gibi somut ifadeler kullanın. Toplantıda sınıf veli temsilcisi belirlendiyse kimin belirlendiğini ve nasıl belirlendiğini de bu bölüme yazın.
İmzalar
Tutanağın sonunda toplantıyı yöneten öğretmen ve varsa veli temsilcisi imza atar. Okulunuzun formunda okul müdürünün onayı isteniyorsa tutanağı toplantıdan sonra onaya sunun. İmzalı tutanağı ve katılım listesini okulunuzun belirlediği dosyada saklayın.
Yazarken sık yapılan hatalar
- Tutanağı günler sonra hafızadan yazmak. Toplantı sırasında not alın, tutanağı aynı gün tamamlayın.
- Kararları görüşülenlerin arasına gömmek. Kararlar ayrı bir bölümde, numaralı olsun.
- Gündemde olmayan bir konuyu yazmayıp sonradan eklemek. Toplantıda gündem dışı bir konu konuşulduysa "dilek ve öneriler" maddesine yazın.
- Tek bir öğrenciyle ilgili özel bilgiyi genel tutanağa geçirmek.
Bireysel veli görüşmesi için de tutanak gerekir mi?
Sınıf toplantısından farklı olarak bazı bireysel görüşmeler için tutanak yönetmelikte açıkça yer alır. Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 54. maddesi, olumsuz davranışlarını sürdüren bir ortaokul öğrencisinin velisinin okula davet edildiğini ve velinin bu toplantıya gelmemesi durumunda tutanak tutulacağını söyler. Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği'nde de lise öğrencileri için benzer bir hüküm vardır. Bu tutanak sınıf veli toplantısı tutanağından ayrı tutulur.
Toplantıya gelmeyen veliler ne olacak?
Katılım listesine yalnızca gelen veliler imza atar. Toplantıya katılmayan velilere alınan kararları okulunuzun kullandığı yolla, örneğin bilgilendirme notu ya da okulun mesajlaşma kanalıyla iletebilirsiniz. Tutanağa "toplantıya katılamayan velilere kararlar ayrıca duyurulacaktır" gibi bir cümle eklemek, bu adımı unutmamanızı sağlar.
Plan Kolay'da veli toplantısı tutanağı
Plan Kolay'da Evraklar bölümündeki Veli Toplantı Tutanağı ekranından sınıfınızı ve dönemi seçin. Ardından şube, okul, müdür adı, tarih, saat, sınıf temsilcisi, veli temsilcisi ve toplantı yerini girin. Belgeyi önizleyebilir, Word olarak indirip okulunuzun ihtiyacına göre düzenleyebilirsiniz; PDF indirme PRO aboneliğe açıktır.